1. Проделанная работа

1.1. Оцифровка документов (август – февраль)

В период с августа по февраль работа велась на полставки. За полугодовой период выполнено сканирование документов на более чем 1800 садоводов (в среднем 3–4 листа на каждого). В основном сканированию подлежали:

• владельцы, имеющие правоустанавливающие документы (ПУ);

• карточки должников (при отсутствии документов по ПУ).

Все отсканированные материалы были:

• загружены в биллинговую систему «Наш Сад»;

• структурированы и размещены на Яндекс.Диске (с разделением на северный и южный массивы) для резервного хранения.

1.2. Актуализация реестра и проверка пакетов документов (с февраля)

С февраля начата системная работа по актуализации реестра садоводов и контролю полноты пакета документов по участкам.

Актуализация реестра включает:

• сверку кадастрового номера участка с данными кадастровой карты: внесение отсутствующих сведений в «Наш Сад», исправление ошибок;

• сверку номера права с сайтом Росреестра: при расхождении с документами СНТ направляется запрос собственнику о причине смены права;

• внесение в «Наш Сад» точной площади участка согласно Росреестру;

• актуализацию номера права в системе.

Проверка пакета документов на садовода:

• анализ папки участка с отметкой о наличии правоустанавливающих документов, заявления о членстве, согласия на обработку персональных данных (ПД);

• контроль наличия сканов и их корректной загрузки в «Наш Сад» (выявлены случаи, когда скан имеется, но по техническим причинам не загрузился).

1.3. Работа с уведомлениями (февраль – март)

Подготовлены бумажные уведомления для отправки почтой. Организована рассылка уведомлений о задолженности по членским и целевым взносам, а также предупреждений об ограничении электроэнергии за долги:

В рамках совместной работы с Катей, Ольгой Дмитриевной и Полиной указанные данные отражают объем, выполненный лично делопроизводителем. Коллегами велись параллельные задачи: Ольга Дмитриевна работала с сервером, Полина — с должниками по электроэнергии, Катя — с подготовкой и отправкой почтовых уведомлений.

При необходимости формировались скриншоты, подтверждающие факт прочтения уведомлений.

1.4. Сопровождение новых документов

Продолжалось сканирование правоустанавливающих документов новых садоводов и карточек должников с последующей загрузкой в «Наш Сад» и на Яндекс.Диск.

2. Задачи на предстоящий период

1. Доработка системы «Наш Сад» – дополнить базу информацией о номерах права садоводов для ускорения последующей актуализации реестра.

2. Завершение инвентаризации и оцифровки – провести полную инвентаризацию документов на садоводов, завершить оцифровку, пополнить архив СНТ документами по участкам, где они отсутствуют.

3. Автоматизация рассылок – настроить автоматизированные индивидуальные рассылки в мессенджере MAX.

4. Подготовка к внедрению умного шлагбаума – актуализировать номера телефонов в системе «Наш Сад».

5. Электронное голосование – провести работы по внедрению электронного голосования через портал Госуслуг.

6. Оптимизация судебной работы – освоить подготовку документов для судебных приказов в упрощенном порядке с целью снижения зависимости от юридических фирм. За юридическими компаниями предполагается оставить только ведение дел в судебном производстве.

Отчет подготовлен делопроизводителем СНТ «Кировский» Скворцовой Л.М.

Прикрепленный файл